Backup, neste caso, é o termo que define uma cópia de segurança de arquivos importantes dentro de uma empresa ou organização.
A função é ter uma opção de recuperação destes arquivos, que podem ser perdidos por atitudes incorretas dos usuários, defeitos em equipamentos, roubo, incêndio, desastres naturais, etc.
MEIOS DE ARMAZENAMENTO
O backup pode ser realizado transferindo os arquivos importantes para lugares protegidos e seguros, tais como CD, DVD, Fitas Magnéticas, Pen Drives, HD portátil, dispositivos NAS (Network Attached Storage), provedores de backup na Internet, etc.
Alguns destes meios estão caindo em desuso, devido a sua pouca capacidade de armazenamento, como CD e DVD, por custo e dificuldade de utilização, como a fita magnética, ou por pouca confiabilidade, como o Pen Drive. Embora muitas empresas utilizem estes meios, podemos dizer que não são recomendados.
Atualmente os backups realizados em HD portátil, NAS e em provedores de backups na Internet, são os mais confiáveis e com melhor custo / benefício.
PROCEDIMENTOS
Uma vez configurado o procedimento de backup ele deve ter um mínimo de interferência humana. Para isto devem ser adotados recursos automatizados, com aplicativos próprios para este destino.
Portanto, aquela prática muito usual, principalmente em pequenas empresas, de levar o HD portátil para dormir em casa, não é das mais recomendáveis.
O ideal é definir o meio de armazenamento, configurar o aplicativo de forma eficiente e esperar que tudo funcione sem a necessidade da intervenção humana.
APLICATIVOS DE BACKUP
Um bom aplicativo de backup deve ser flexível e permitir configurações variadas de frequência e metodologia de backups.
O aplicativo deve enviar mensagem para o responsável pela TI, quando tudo correr bem e, principalmente, quando houver algum problema.
Hoje em dia o mercado oferece vários aplicativos, muitos gratuitos, que funcionam muito bem.
FREQUÊNCIA DA CÓPIA
A frequência da cópia dos arquivos deve levar em consideração que, quanto maior o tempo entre um backup e outro, maior será a perda de dados em caso de um acidente.
Supondo que um backup é feito diariamente, durante o período noturno, e houve perda de dados ao final do dia, todo trabalho realizado em um determinado arquivo naquele dia estará perdido, uma vez que teremos apenas a cópia do dia anterior.
Por isto alguns procedimentos de backup são configurados para serem realizados de hora em hora ou até mesmo em tempo real.
RECUPERAÇÃO DA CÓPIA DE SEGURANÇA
Assim como realizar a cópia de segurança é importante, também deve ser levado em conta a forma e a velocidade de recuperação dos arquivos extraviados.
Não adianta ter um excelente backup se ele não está disponível para a recuperação rapidamente.Por isto, é muito importante definir quem fará a recuperação e como.
Arquivos armazenados em provedores de backup costumam demorar mais, tanto para a realização das cópias como na recuperação. Arquivos armazenados em HD e NAS são mais imediatos no momento da sua recuperação.
CUSTOS
O custo por Giga Byte de backup armazenado vem caindo gradualmente, portanto para se ter um bom backup, confiável e rápido, não é necessário um grande investimento.
Como dizem, prevenir é melhor que remediar, em empresas onde o backup foi mal dimensionado ou até mesmo é inexistente, o prejuízo pode ser muito grande quando ocorre um acidente.